Gestión de los interesados del proyecto

Gestión de los interesados del proyecto

En este tipo de gestión se lleva a cabo un registro de los interesados (Stakeholders), el cual contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados en el proyecto. En este, se agrupan todos los interesados como se ve en la figura, a modo de disponer de manera agrupada la información de identificación de cada interesado.

Fig1. Tabla de interesados

La gestión de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos. Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso, debido a polémicas sin resolver con los interesados, mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proyecto. Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestión de los interesados.

• Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión.

• Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variable al participar en un proyecto. Estos niveles de responsabilidad pueden ir desde el promotor y patrocinador del proyecto hasta el operario que participa en la ejecución del proyecto, pasando por todos los técnicos y mandos intermedios.

• Los directores de proyectos que ignoren a los interesados pueden esperarun impacto perjudicial en los resultados del proyecto. 

• No identificar a un interesado clave puede causar problemas significativos aun proyecto. Por lo tanto, una de las primeras tareas del director de proyectos será identificar a todos los interesados que puedan influir de una manera positiva o negativa en el proyecto. 

Director del proyecto : es la persona responsable de dirigir el proyecto.

Cliente / usuario : en el caso de viviendas o locales sería el usuario final que adquiere su vivienda, local comercial o plaza de garaje. En el caso de un hotel por ejemplo tendríamos como cliente a la entidad o corporación que adquiere el proyecto y como usuarios a los huéspedes o personas que vayan a utilizar las instalaciones del hotel. 

 Organización ejecutante : en este caso sería la empresa constructora,cuyos empleados participan de manera más directamente en la consecución del proyecto.

Miembros del equipo del proyecto : sería el grupo personas (arquitectos,ingenieros, técnicos en edificación, delineantes, secretaria, departamento jurídico, contable, etc.) que realizan el trabajo de elaboración del proyecto. 

Equipo de dirección del proyecto : son los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de dirección del proyecto. 

Patrocinador o promotor : la persona o corporación que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto. 

Influyentes : personas o grupos de personas que no estando directamente relacionadas con la adquisición o el uso del proyecto, ejercen una influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto. Estos pueden ser  de influencia política, asociaciones de vecinos, grupos ecologistas, etc. 

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) : la POM puede ser un interesado si tiene responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado del proyecto.

Estrategia de gestión de los Interesados

El objetivo de este proceso es identificar las razones para relacionarnos con los Stakeholders y los grupos y temas de interés que se refieren a la organización

Fig2. Estrategia de Gestión de Interesado.

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      Métodos de Comunicación

          

Los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones es un plan estratégico que se utilizan durante la gestión de los interesados.  Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y resolver polémicas con los interesados. Cuando las reuniones cara a cara no estén justificadas o no sea práctico tenerlas (como en proyectos internacionales), las llamadas telefónicas, el correo electrónico y otras herramientas electrónicas resultan útiles para intercambiar información y dialogar.

 Otro enfoque estratégico de la relación con los Stakeholders asegura que las organizaciones puedan entender y responder a una variedad completa de temas y desafíos a fin de evitar posibles crisis, cuestionándose las preguntas de la figura 3.

Fig3. Estrategia de Gestión de Interesados.

   Metodología para describir y definir a los Stakeholders

  

Para la identificación de interesados se usa la siguiente metodología:

•      Se convoca a un grupo interfuncional de personas que cuenten con amplios conocimientos sobre la organización, el proyecto, el departamento .Este grupo debe incluir a personas de los departamentos de asuntos legales, gestión de riesgo, comunicaciones externas, compras, seguridad ambiental, recursos humanos y relaciones institucionales.
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•      Se genera una lista de categorías de posibles Stakeholders que contemplarán las tres dimensiones que se detallan a continuación: Personas con las que se tendrá responsabilidades legales, financieras u operativas;personas que tienen probabilidades de influenciar el desempeño de la organización: y Stakeholders afectados por las operaciones de la organización.
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•       Se agrupa a los Stakeholders en distintas categorías y sub grupos.

Una vez tienes la lista de interesados, lo mejor es clasificarlos

• Alto poder / mayor apoyo: Gente que tiene alto poder y apoyan el proyecto son tus más cercanos aliados. Ellos miran las ideas y propósitos del proyecto desde una perspectiva positiva y tienen el poder de influir en los demás. Como estarán encantados de trabajar en pos de resolver los problemas y sacar adelante el proyecto, comunícale a este grupo las nuevas ideas antes que a otras personas, de tal manera que te ayuden mejorándolas y promoviéndolas a los demás. Este será el grupo con el que correras menos riesgos.
• Alto poder / menor apoyo: Las personas con alto poder, pero que no apoyan el proyecto o tu trabajo, serán tu prioridad de riesgos. Tendrán la alta posibilidad de destruir tu proyecto si no las gestionas correctamente. Sé concreto y pragmático al comunicarte con ellos y esfuércese en construir buenas relaciones honestas. Escúchelos y procure entender sus puntos de vista. No tome nada personal!!! Hable con ellos frecuentemente y no sea prevenido ante sus comentarios. Evidentemente, una persona que se opone al proyecto por una cuestión de principios, será una persona que no querrás tener en el comité directivo.
• Bajo poder / mayor apoyo: Manténlas informadas del proyecto, pues estas personas serán muy importantes para resolver los detalles del proyecto. Intégralas al proyecto y apóyalas en la construcción de ideas para resolver conflictos o problemas, pero ten cuidado de no gastar horas y horas en reuniones con ellos. Si estás corto de tiempo, sé pragmático y  utiliza el tiempo eficientemente: el tiempo de reuniones lo debes invertir en las personas con Poder y apoyo.
• Bajo poder / bajo apoyo: Personas que no apoyan el proyecto y no tienen poder, pueden convertirse en una verdadera molestia. Infórmalas lo necesario y reúnete con ellas para escuchar sus puntos de vista, y muy importante: CONTROLA EL CHISME!!! Para alinear este grupo en el proyecto, enfócate en ganar el apoyo de los interesados con alto poder.