Gestión del Alcance

ALCANCE DEL PROYECTO

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, para completar el proyecto con éxito. La Gestión del Alcance del Proyecto se encarga principalmente de la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto. Los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto incluyen:

• Planificación del Alcance: crea un plan de gestión del alcance del proyecto  que documenta cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del  proyecto, y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo   (EDT).
• Definición del Alcance: desarrolla un enunciado detallado del alcance del  proyecto como base para futuras decisiones del proyecto.
• Crear EDT: subdivide los principales productos entregables del proyecto y el  trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar.
• Verificación del Alcance: formaliza la aceptación de los productos entregables completados del proyecto.
• Control del Alcance: controla los cambios en el alcance del proyecto.

Fig. 1 Gestión de Alcance

PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE

Una de las premisas que debemos considerar en la gestión del alcance de un proyecto es que debe existir un equilibrio entre los medios a utilizar y la envergadura o complejidad del proyecto que nos han encargado.

Esto implica que antes de abordar cada proyecto, debemos considerar los medios que necesitaremos para cada proyecto:

• Personal del equipo de proyecto.
• Herramientas tecnológicas.
• Software informático.
• Metodología a utilizar.
• Procesos que vamos a desarrollar.
• Procedimientos.
• Fuentes de datos.
• etc.

Llegados a este punto, ya disponemos de toda la información que hemos desarrollado en el enunciado del alcance del proyecto preliminar, así como los medios que necesita el proyecto para llevarse a cabo. Estamos pues, en disposición de realizar una gestión del alance del proyecto mucho más detallada y que será clave para el éxito del mismo.

Planificación del Alcance: Entradas

Fig2. Planificacion de alcance

Planificación del alcance: Salidas

El plan de gestión del alcance del proyecto nos proporcionará orientación sobre como nuestro equipo de dirección definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto. Los componentes del plan de gestión se desarrollan detalladamente en los siguientes apartados y son:

• Definición del alcance.
• Crear la EDT.
• Verificación del Alcance.
• Control del Alcance.

DEFINICIÓN DEL ALCANCE

El proceso de definición del alcance se centra fundamentalmente en establecer que está y que no está definido en el proyecto y sus entregables. La principal salida de este proceso es el Enunciado de Alcance. Este documento describe en detalle los entregables del proyecto y el trabajo necesario para obtener esos entregables, en otras palabras define las fronteras del proyecto.
El contenido del enunciado del alcance comprende: 

• Objetivos de proyecto.
• Descripción alcance de producto (características, requisitos, especificaciones).
• Fronteras de proyecto.
• Entregables de proyecto: cliente (producto, servicio, resultado)+otros entregables de proyecto.
• Criterios de aceptación de entregables.
• Limitaciones o restricciones del proyecto.
• Asunciones de proyecto (impacto potencial caso de ser falsas).
• Otros (organización inicial de proyecto, estimación preliminar de coste y cronograma hitos, etc.  

Fig3. Gestión de Alcance

Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto. Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando mayor información acerca del proyecto. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estén completos; según sea necesario, se irán agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones”. La elaboración del enunciado del alcance detallado es crítica pues establece todo lo que se va a realizar en el proyecto, y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones, que se documentaron en el enunciado preliminar durante la iniciación del proyecto. En esta etapa, las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se convierten en requisitos (requerimientos). El Gráfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso Definir el Alcance del Proyecto:

Enunciado del Alcance del Proyecto
*Describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear tales productos entregables.
*Proporciona un entendimiento común entre los interesados del proyecto.
*Describe los principales objetivos del proyecto.
*Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada.
*Guía el trabajo del equipo del proyecto durante la ejecución.
*Proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambios o  trabajos adicionales están comprendidos dentro o fuera de los límites del   proyecto.
El enunciado del Alcance del Proyecto Incluye:
Objetivos del Proyecto
Objetivos de Coste.
Objetivos de Tiempo.
Objetivos Técnicos.
Objetivos de Calidad.
Descripción del Alcance del Proyecto
Ejemplo:
Dividiremos las tareas a realizar por la Dirección de Proyectos en cinco
fases o áreas principales:

INICIACIÓN Y ESTUDIO DEL PROYECTO

*El primer paso a realizar será la identificación de alternativas al  proyecto mediante la utilización de técnicas conocidas como la tormenta de ideas o la técnica del pensamiento lateral y el método de los seis sombreros.
*También nos serán útiles todas aquellas sugerencias que puedan provenir de los interesados en el proyecto, incluyendo a los miembros del equipo de Dirección de Proyecto, al promotor así como el juicio de los expertos consultados. De dicho análisis preliminar obtendremos los datos de partida del proyecto, que desarrollaremos más detalladamente en el capítulo de Gestión del Alcance del Proyecto.
*Una vez tengamos la información básica del proyecto que pretendemos ejecutar, realizaremos un Estudio de Mercado riguroso del Proyecto, el cual nos aportará la información que a su vez nos capacitará para tomar la decisión de si seguimos adelante con este proyecto o si por el contrario seguimos buscando otras alternativas.
De cualquier manera, esta información nos dará las herramientas  adecuadas para adoptar mejores decisiones respecto al Proyecto.
*El Estudio de Mercado constará como mínimo de información  detallada sobre: los rasgos del entorno, en el que incluiremos información sobre el equipamiento, comunicaciones de la zona a edificar y la situación urbanística del solar; un estudio del macroentorno que incluirá factores económicos, demográficos, legales y administrativos, factores políticos y socioculturales; un  estudio del microentorno que contendrá información sobre la competencia, qué vende, a que precios y con qué calidades; un estudio acerca de los clientes potenciales, sus necesidades,
prioridades, capacidad adquisitiva; un análisis DAFO (debilidades-amenazas-fortalezas-oportunidades); la definición de los objetivos; etc.

Nuestro Estudio de Mercado inicial también incluirá un Estudio de Viabilidad económico-financiera con el fin de saber si es posible
obtener recursos financieros para llevar a cabo el proyecto. Dicho estudio incluirá un análisis y un estudio de los recursos propios, los
de nuestros socios así como de las entidades financieras decididas a participar en la financiación del proyecto.
Por último y una vez finalizadas todas las etapas anteriores tendrá lugar la “Toma de decisión”. ¿Seguimos adelante con el proyecto o
iniciamos un nuevo proceso?

PLAN DE MARKETING Y COMERCIALIZACIÓN

En la fase de inicio ya hemos realizado un estudio de mercado que incluía información sobre la competencia, los precios de mercado, la oferta, la demanda, etc. En la fase del Plan de Marketing que se desarrollará paralelamente a lo largo de todas y cada una de las distintas fases haremos hincapié en los siguientes aspectos:
El producto.
La marca.
La relación con el cliente.
La publicidad.
El marketing social.
La fidelización del cliente.

ELABORACIÓN DEL PROYECTO

Una vez finalizada la fase de inicio, con toda la información disponible que hemos recopilado y con la decisión de comenzar el Proyecto ya adoptada,iniciaremos la elaboración del mismo.
El equipo Director del Proyecto será responsable de elaborar el  Proyecto Básico y de Ejecución de la obra que a su vez constará de distintos sub-proyectos tal y como detallaremos en el punto siguiente.
*Supervisión del proyecto. Una vez finalizado el Proyecto o bien durante su elaboración, designaremos un responsable, bien del propio equipo de dirección o bien una empresa externa a la organización, que se encargue de supervisar los posibles fallos de proyecto que puedan ocasionar sobre-costes así como otros aspectos técnicos que no hayan sido contemplados en el proyecto original y que puedan afectar a la calidad del proyecto. Esta actividad es importantísima por cuanto cualquier fallo de proyecto que no sea detectado antes del inicio del mismo implicará casi con toda seguridad sobre costes en el proyecto y pérdida de tiempo.
*Será responsabilidad del Director de Proyectos coordinar a los diferentes Técnicos que participen en la elaboración del Proyecto, de
manera que se cumplan los plazos y que cada profesional interviniente disponga de la documentación necesaria en cada momento para realizar la tarea que tenga asignada.

EJECUCIÓN DEL PROYECTO

*En el trabajo de la Dirección de Proyectos no incluimos la licitación y  contratación de la empresa constructora así como las subcontratas
que pueda necesitar el contratista principal.
*La tarea de contratar al constructor principal la llevará a cabo el promotor.
*En esta fase el equipo de Dirección de Proyectos sí asumirá el
trabajo de supervisión y revisión de todas las ofertas presentadas y  participará junto con el promotor en la elección de la mejor  propuesta.
Se llevará a cabo la programación y el control de la calidad de la
ejecución y de los materiales así como el control y la coordinación de
la seguridad y salud de la obra.
La empresa constructora finalmente contratada tendrá su jefe de
obra y sus encargados de obra y de producción, que serán en parte
supervisados, dirigidos y coordinados por el equipo de dirección del
proyecto.

CIERRE DEL PROYECTO

*La fase de cierre del proyecto comprenderá las tareas de inspeccion  final de las unidades ejecutadas que incluirá una lista previa de
repasos de la obra ejecutada. Antes de enseñar el producto  terminado al cliente final, deberán estar revisados y ejecutados todos
los fallos o reparos detectados durante la fase de seguimiento del control de calidad de los equipos TI.
*Mostrar las unidades ejecutadas a los compradores y realizar junto      con ellos mismos la lista de repasos particular de cada cliente.
*Entrega dediagramas de conexíon de equipos
*Entrega de manuales de TI.
*Tareas de postventa.