Gestión de la Información

Gestión de la Información

La Gestión de la Información consiste en recopilar, compartir, distribuir, controlar, verificar y administrar información del proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:

•      Reuniones del proyecto, distribución de documentos impresos, sistemas manuales de archivo y bases de datos electrónicas de acceso compartido.
•    Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas, como correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias por Internet, y publicación en Internet.
•     Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos, tales como interfaces web con software de programación y de dirección de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas colaborativas de gestión del trabajo.

Fig1. Pasos de la Gestión de la Información.

El Sistema de Información de la Gestión de Proyectos (PMIS) es un conjunto estandarizado de herramientas automatizadas disponibles dentro de la organización e integradas en un sistema. El equipo de dirección del proyecto usa el PMIS para respaldar la generación de un acta de constitución del proyecto, facilitar la retroalimentación a medida que se refina el documento, controlar los cambios en el acta de constitución del proyecto y publicar el documento aprobado.

La Gestión de la Información del Proyecto es el Área de Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. 

Los procesos de Gestión proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información, necesarios para unas comunicaciones exitosas. Los directores de proyectos pueden invertir una cantidad excesiva de tiempo comunicándose con el equipo del proyecto, los interesados, el cliente y el patrocinador. Todas las personas involucradas en el proyecto deben comprender cómo afecta la información al proyecto como un todo.

Planificación de las Comunicaciones 

La planificación de las comunicaciones implica determinar las necesidades de información y de comunicación de los accionistas: quién necesita qué información, cuándo la necesitarán, cómo se les entregará, y por quién. Aunque todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información del proyecto, las necesidades informativas y los métodos de distribución varían significativamente. Un factor importante para el éxito del proyecto es la identificación de las necesidades informativas de los accionistas y  determinar los medios adecuados para satisfacer aquellas necesidades.

En la mayoría de los proyectos, gran parte de la planificación de las comunicaciones se lleva a cabo como parte de las primeras fases del proyecto. Sin embargo, se deben revisar regularmente los resultados de este proceso a lo largo de todo el proyecto, realizando una evaluación de lo necesario para asegurar su continua aplicabilidad.

La planificación de las comunicaciones suele estar estrechamente ligada a la
planificación organizacional, dado que la estructura organizacional del proyecto tendrá un efecto preponderante en los requerimientos de  comunicaciones del proyecto.

Entradas para la Planificación de las Comunicaciones 

1. Requerimientos de comunicaciones: Los requerimientos de comunicaciones son la suma de los requerimientos de información de los accionistas del proyecto. Los requerimientos se definen, combinando el tipoy formato de la información requerida con un análisis del valor de esa información. Los recursos del proyecto sólo se desembolsan en el acto de comunicar la información que contribuya al éxito, o de hacerlo en donde la falta de comunicación puede conducir al fracaso. La información

comúnmente requerida para determinar los requerimientos de comunicaciones del proyecto incluye:

• Organización del proyecto y relaciones de responsabilidad de los accionistas.
• Disciplinas, departamentos y especialidades involucrados con el proyecto.
• Logística de cómo los muchos individuos se verán involucrados con el proyecto y en qué lugares.
• Necesidades de información externa (por ejemplo, comunicarse con los medios).

2. Tecnología de las comunicaciones: Las tecnologías o métodos empleados para transferir información desde y hacia los accionistas del proyecto, pueden variar significativamente: de breves conversaciones a extensas reuniones, de simples documentos escritos a programas y bases de datos inmediatamente accesibles en línea.

Entre los factores de la tecnología de la comunicación que pueden afectar
al proyecto, se incluyen:

• La inmediatez de la necesidad de información - ¿es el éxito del proyecto dependiente de contar con información frecuentemente actualizada o basta con los reportes escritos emitidos en forma regular?

• La disponibilidad de tecnología - ¿Son adecuados los sistemas ya instalados o las necesidades del proyecto demandan que se les cambie?

• El personal esperado del proyecto - ¿son compatibles los sistemas de comunicación propuestos con la experiencia y experticia de los participantes del proyecto, o serán necesarios una capacitación y aprendizaje extensivos?

• La longitud del proyecto - ¿Es probable que la tecnología existentecambie antes de que termine el proyecto?

 3. Restricciones: Las restricciones son factores que limitarán las opciones del equipo de gestión del     proyecto. Por ejemplo, si se van a comprar recursos importantes para el proyecto, se deberá prestar mayor atención al manejo de la información contractual.

Resultados de la Planificación de las Comunicaciones

Plan de gestión de las comunicaciones. Un plan de gestión de las comunicaciones es un documento que entrega:

• Una estructura de recopilación y archivo que detalle los métodos que se emplearán para recopilar y guardar los distintos tipos de información. Los procedimientos deben referirse, además, a la compilación y diseminación de actualizaciones y correcciones de material previamente distribuido.

• Una estructura de distribución que detalla a quién fluirá la información (informes de avances, datos, programas, documentación técnica, etc.), y qué métodos (informes escritos, reuniones, etc.) se utilizarán para distribuir los distintos tipos de información. Esta estructura debe ser compatible con las responsabilidades y relaciones de mando descritas por el organigrama del proyecto.

• Una descripción de la información que se va a distribuir, incluido el formato, contenido, nivel de detalle y convenciones / definiciones que se emplearán.

• Programas de producción que muestren cuándo se producirá cada tipo de comunicación.

• Métodos para acceder a la información entre las comunicaciones programadas.

• Un método para actualizar y refinar el plan de gestión de las  comunicaciones, a medida que el proyecto avance y se desarrolle.

El plan de gestión de las comunicaciones puede ser formal o informal, altamente detallado o ampliamente estructurado, según sean las necesidades del proyecto.

Distribución de la Información

La distribución de la información implica lograr que la información requerida esté disponible para los accionistas del proyecto en forma oportuna. Esto incluye la implementación del plan de gestión de las comunicaciones, como así también responder a las solicitudes inesperadas de información.

Entradas para la Distribución de la Información

1. Resultados del trabajo. 
2. Plan de gestión de las comunicaciones. 
3. Plan del proyecto.

Resultados de la Distribución de la Información 

1. Registros del proyecto: Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos y documentos que describan el proyecto. Esta información debe, hasta donde sea posible y adecuado, mantenerse en un modo organizado. Los miembros del equipo del proyecto pueden, a menudo, mantener registros personales en un computador portátil del proyecto.

2. Informes de proyecto: Informes formales del proyecto sobre estado o avance del proyecto y/o asuntos del mismo.

3 Presentaciones del proyecto: El equipo del proyecto suministra información de manera formal, o informal, a cualquiera o a todos los accionistas del proyecto. La información es relevante a las necesidades de la audiencia, y el método de presentación es adecuado.