Gestión del Presupuesto

Definición de los Presupuestos

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia”. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. 

Objetivos de los presupuestos

• Ser una guía de acción.

• Permite comparar lo real con lo planificado.

• Evaluar la actuación de la compañía.

• Optimizar el empleo económico de los recursos.

• Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos.

El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las diferencias.

Función de los presupuestos

La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Determinar el Presupuesto

Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de

actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo

autorizada. Esta línea base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las

reservas de gestión. Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el

proyecto. El desempeño de los costos del proyecto se medirá con respecto al presupuesto

autorizado.

Determinar el Presupuesto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Controlar los Costos: Entradas

1.  Plan para la Dirección del Proyecto

El plan para la dirección del proyecto, contiene la siguiente
información que se utiliza para controlar los costos:

• Línea base del desempeño de costos. La línea base del desempeño de costos se compara
• con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, o una
• acción preventiva o correctiva.
•  Plan de gestión de costos. El plan de gestión de costos describe la forma en que se

gestionarán y controlarán los costos del proyecto
   2.  Requisitos de Financiamiento del Proyecto
   3.  Información sobre el Desempeño del Trabajo
La información sobre el desempeño del trabajo incluye información sobre el avance del
proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance y los entregables terminados. La
información también incluye los costos autorizados y aquéllos en los que se ha incurrido, y
estimaciones para completar el trabajo del proyecto.
    4.  Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Controlar los
Costos incluyen, entre otros:

• las políticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales, relacionados con el control del los costos
• Las herramientas para el control de los costos
• Los métodos de seguimiento e información que se utilizarán

Controlar los Costos: Herramientas y Técnicas

 Gestión del Valor Ganado: La gestión del valor ganado (EVM) en sus diferentes formas es un método que se utiliza comúnmente para la medición del desempeño. Integra las mediciones del alcance del proyecto,

costo y cronograma para ayudar al equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el
desempeño y el avance del proyecto. Es una técnica de dirección de proyectos que requiere la
constitución de una línea base integrada con respecto a la cual se puede medir el desempeño
durante la ejecución del proyecto. Los principios de la EVM pueden aplicarse a todos los
proyectos, en cualquier tipo de industria. La EVM establece y monitorea tres dimensiones clave
para cada paquete de trabajo y cada cuenta de control:

•  Valor planificado. El valor planificado (PV) es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una actividad o un componente de la estructura de desglose del trabajo. Incluye el trabajo detallado autorizado, así como el presupuesto para dicho trabajo autorizado, que se asigna por fase durante el ciclo de vida del proyecto. El total del PV se conoce a veces como la línea base para la medición del desempeño (PMB). El valor planificado total para el proyecto también se conoce como presupuesto hasta la conclusión (BAC).

• Valor ganado. El valor ganado (EV) es el valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad del cronograma o un componente de la estructura de desglose del trabajo. Es el trabajo autorizado que se ha completado, más el presupuesto autorizado para dicho trabajo completado. El EV medido debe corresponderse con la línea base del PV (PMB) y no puede ser mayor que el presupuesto aprobado del PV para un componente. El término EV se usa a menudo para describir el porcentaje completado de un proyecto. Deben establecerse criterios de medición del avance para cada componente de la EDT, con objeto de medir el trabajo en curso. Los directores de proyecto monitorean el EV, tanto sus incrementos para determinar el estado actual, como el total acumulado, paraestablecer las tendencias de desempeño a largo plazo.

•  Costo real. El costo real (AC) es el costo total en el que se ha incurrido realmente y que se ha registrado durante la ejecución del trabajo realizado para una actividad o componente de la estructura de desglose del trabajo. Es el costo total en el que se ha incurrido para llevar a cabo el trabajo medido por el EV. El AC debe corresponderse, por su definición, con lo que haya sido presupuestado para el PV y medido para el EV (p.ej., sólo horas directas, sólo costos directos o todos los costos, incluidos los costos indirectos). El AC no tiene límite superior; se medirán todos los costos en los que se incurra para obtener el EV. También se monitorearán las variaciones con respecto a la línea base aprobada:

• Variación del cronograma. La variación del cronograma (SV) es una medida del desempeño del cronograma en un proyecto. Es igual al valor ganado (EV) menos el valor planificado (PV). En la EVM, la variación del cronograma es una métrica útil, ya que puede indicar un retraso del proyecto con respecto a la línea base del cronograma. La variación del cronograma, en la EVM, finalmente será igual a cero cuando se complete el proyecto, porque ya se habrán ganado todos los valores planificados. En la EVM, las variaciones del cronograma se emplean mejor en conjunto con la planificación según el método de la ruta crítica (CPM) y la gestión de riesgos. Ecuación: SV = EV – PV.

•  Variación del costo. La variación del costo (CV) es una medida del desempeño del costo en un proyecto. Es igual al valor ganado (EV) menos los costos reales (AC). La variación del costo al final del proyecto será la diferencia entre el presupuesto hasta la conclusión (BAC) y la cantidad realmente gastada. En la EVM, la CV es particularmente crítica porque indica la relación entre el desempeño real y los costos gastados. En la EVM, una CV negativa con frecuencia no es recuperable para el proyecto. Ecuación: CV = EV – AC. Los valores de SV y CV pueden convertirse en indicadores de eficiencia para reflejar el desempeño del costo y del cronograma de cualquier proyecto, en comparación con otros proyectos o con un portafolio de proyectos. Las variaciones y los índices son útiles para determinar el estado de un proyecto y proporcionar una base para la estimación del costo y del cronograma al final del proyecto.

•  Índice de desempeño del cronograma. El índice de desempeño del cronograma (SPI) es una medida del avance logrado en un proyecto en comparación con el avance planificado. En ocasiones se utiliza en combinación con el índice del desempeño del costo (CPI) para proyectar las estimaciones finales de conclusión del proyecto. Un valor de SPI inferior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es menor a la prevista. Un valor de SPI superior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es mayor a la prevista. Puesto que el SPI mide todo el trabajo del proyecto, el desempeño en la ruta crítica también debe analizase, para determinar si el proyecto terminará antes o después de la fecha de finalización programada. El SPI es igual a la razón entre el EV y el PV. Ecuación: SPI = EV/PV.

• Índice del desempeño del costo. El índice del desempeño del costo (CPI) es una medida del valor del trabajo completado, en comparación con el costo o avance reales del proyecto. Se considera la métrica más importante de la EVM y mide la eficacia de la gestión del costo para el trabajo completado. Un valor de CPI inferior a 1.0 indica un sobrecosto con respecto al trabajo completado. Un valor de CPI superior a 1.0 indica un costo inferior con respecto al desempeño a la fecha. El CPI es igual a la razón entre el EV y el AC. Ecuación: CPI = EV/AC. Los tres parámetros (valor planificado, valor ganado y costo real) pueden monitorearse e informarse, por periodos (normalmente semanalmente o mensualmente) y de forma

acumulativa. El Gráfico 7-9 emplea Curvas S para representar los datos del EV para un
proyecto cuyo costo excede el presupuesto y cuyo plan de trabajo está retrasado.